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Titel
Text copied to clipboard!Abteilungssekretär/in
Beschreibung
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Wir suchen eine/n engagierte/n Abteilungssekretär/in, der/die die organisatorischen und administrativen Abläufe einer Abteilung professionell steuert und als zentrale Anlaufstelle für interne sowie externe Ansprechpartner fungiert. In dieser Position übernehmen Sie eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen Abteilungsleitung, Mitarbeitenden, anderen Fachbereichen und externen Partnern. Sie sorgen dafür, dass Termine, Informationen, Dokumente und Kommunikationsprozesse effizient koordiniert werden und tragen damit wesentlich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.
Als Abteilungssekretär/in planen und koordinieren Sie Besprechungen, bereiten Unterlagen vor, führen Protokolle und überwachen Fristen. Sie bearbeiten die Korrespondenz, verwalten Kalender, organisieren Dienstreisen und unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen. Darüber hinaus übernehmen Sie klassische Sekretariatsaufgaben wie Telefonmanagement, Postbearbeitung, Ablage, Datenpflege und die Organisation von Büroressourcen. Je nach Unternehmensstruktur unterstützen Sie auch bei Budgetübersichten, Bestellprozessen oder der Vorbereitung interner Veranstaltungen.
Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Organisationstalent und Kommunikationsstärke. Sie arbeiten strukturiert, behalten auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick und setzen Prioritäten sicher. Da Sie häufig mit vertraulichen Informationen umgehen, ist ein verantwortungsbewusster und sorgfältiger Arbeitsstil unerlässlich. Gleichzeitig ist ein serviceorientiertes Auftreten wichtig, da Sie oft die erste Kontaktperson für Anliegen innerhalb der Abteilung sind.
Erfolgreiche Kandidatinnen und Kandidaten verfügen über Erfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder in administrativen Funktionen. Sie beherrschen gängige Office-Anwendungen sicher und können Informationen klar, präzise und adressatengerecht aufbereiten. Eine selbstständige Arbeitsweise, Verlässlichkeit und Teamfähigkeit sind ebenso entscheidend wie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren.
In dieser Position haben Sie die Möglichkeit, aktiv zur Effizienz und Professionalität einer Abteilung beizutragen. Sie unterstützen Führungskräfte und Teams im Hintergrund, schaffen Ordnung in komplexen Abläufen und leisten einen wichtigen Beitrag zur internen Zusammenarbeit. Wenn Sie Freude an Organisation, Kommunikation und administrativer Verantwortung haben und eine vielseitige Aufgabe in einem professionellen Umfeld suchen, bietet Ihnen diese Position eine attraktive Perspektive mit langfristigen Entwicklungsmöglichkeiten.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
- Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz der Abteilung
- Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollierung von Meetings
- Verwaltung von Kalendern, Fristen, Dokumenten und Ablagesystemen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Übersichten
- Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen und Besucherempfängen
- Pflege von Stammdaten, Listen und administrativen Unterlagen
- Unterstützung der Abteilungsleitung bei operativen und organisatorischen Aufgaben
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder Verwaltung
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Büroanwendungen
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
- Hohe Serviceorientierung sowie freundliches und professionelles Auftreten
- Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion gesammelt?
- Wie organisieren Sie mehrere parallele Aufgaben und Prioritäten im Arbeitsalltag?
- Mit welchen Office-Programmen und digitalen Tools arbeiten Sie besonders sicher?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten um?
- Haben Sie Erfahrung in der Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen?
- Wie stellen Sie eine professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sicher?
